Workshops, la garantie du succès d’un projet informatique

Le développement d’une application informatique (ou de plusieurs applications) transversales à différents départements d’une entreprise, nécessite de mettre en place des bases solides de connaissances de l’existant métier. Pour ériger de telles fondements il faut organiser des ateliers fonctionnels ou workshops avec l’ensemble des métiers concernés par le projet informatique.

Prenons par exemple le cas d’un opérateur télécom qui souhaite effectuer la refonte de son CRM et de son sytème de facturation. Ce projet va impacter simultanément plusieurs départements : les ventes directes, les ventes indirectes, la facturation, la gestion de la relation client, le marketing, etc.

1. Avant le workshop…

Avant toute chose le commanditaire du projet va émettre un appel d’offre et réaliser un cahier des charges décrivant les objectifs et les attentes de son projet informatique. L’architecture fonctionnelle cible pourra être décrite dans ce document. Les points ouverts à la discussion seront également listés et transparents.

Le sous-traitant informatique sélectionné doit déblayer le terrain et définir le périmètre du projet IT. Pour ce faire, il va « interroger » chaque département ou groupe d’utilisateurs concerné par le projet.

2. A quoi sert un workshop ?

L’objectif d’un workshop est de récolter de la matière auprès des utilisateurs finaux. Voici une liste non exhaustive des points à aborder avec chaque département :

• Les objectifs business visés,

• Les attentes sur le court, moyen et long terme des utilisateurs finaux,

• La description des scénarios de travail et d’utilisation des logiciels informatiques existants étape par étape,

• Les workflows et processus de validation,

• Les fonctionnalités existantes à conserver,

• Les fonctionnalités existantes à supprimer,

• Les nouvelles fonctionnalités à développer,

Le périmètre fonctionnel est ainsi très précisément délimité et les risques liés aux imprévus sont fortement réduits.

3. Comment bien préparer l’atelier fonctionnel ?

Dans un premier temps, il faut établir un planning de workshops : priorisez les départements avec lesquels les ateliers doivent être effectués en premier. Décelez et contactez les personnes qui apporteront de la valeur ajoutée à la compréhension des besoins et qui devront être présentes aux workshops. En général, ce sont les responsables de chaque département qui sont conviés. Il faut également inviter les collaborateurs opérationnels et investis qui utilisent régulièrement les applications. Il s’agit ici de récupérer le retour d’expérience métier de ces utilisateurs, matière indispensable à la conception des prochains scénarios d’utilisation et des développements informatiques.

Selon les besoins du projet et le nombre de départements impactés, le planning des workshops peut s’étendre sur plusieurs mois.

4. Comment se déroule l’atelier ?

Un workshop se déroule de la façon suivante :

• Chaque membre autour de la table se présente,

• L’objectif du workshop est exposé, (prestataire informatique)

• Les objectifs macro et micro du département sont détaillés, (prestataire informatique)

• Les intégrations avec d’autres logiciels du système d’information ou extérieur au système d’information de l’entreprise sont décrits, (client)

• Chaque scénario d’utilisation existant est décrit par la personne la plus à même de le faire (client)

• Les difficultés et obstacles rencontrés sont abordés, (client)

• Les améliorations souhaitées sont également évoqués. (client)

5. Comment retranscrire et synthétiser toute la matière récoltée durant le workshop ?

Durant un workshop, de nombreuses informations foisonnent et fusent et il peut-être difficile de les synthétiser si on n’est pas méthodique. Voici une manière de faire : pour chaque process décrit, réalisez un business process flow (flux de processus d’entreprise) qui va détailler les étapes du flux (cf Exemple business process flow ci-dessous). Autrement appelé une cartographie des processus métiers.

Business process flow

Source : cheggstudy.com

En complément de ce schéma, rajoutez un tableau qui va détailler plus précisément chaque étape du business process flow.

Catégorisez les business process flow comme suit :

• Description de tous les business process concernant l’existant (le prestataire doit bien avoir compris les parcours utilisateur existant, le passage du online au offline et les objectifs qu’il souhaite atteindre),

• Réaliser tous les business process visés (ceux qui seront à développer, ceux attendus quand tous les développements seront terminés),

Rajoutez la réalisation des architectures suivantes pour avoir une vue macroscopique sur le système d’information de l’entreprise.

• Architecture technique existante des plateformes et solutions avec les interfaçages,

• Architecture technique visée avec les interfaçages.

Cela permet de distinguer et de définir ce qui est hors du scope défini initialement. Cette liste de fonctionnalités « non prévues » sera conservée pour des évolutions futures.

Pour vous aider à encore mieux organiser votre document, veuillez-trouver ci-dessous un exemple de sommaire que vous pourriez utiliser

• Introduction,

• Objectif et scope,

• Plateformes et systèmes concernés (tableau qui présente de façon générale les systèmes concernés),

• Liste de diffusion (à quelles personnes le document est-il diffusé),

• Définitions et acronymes (définitions et acronymes décrit dans le document),

• RAID Analyse : Risks – Assumptions – Issues – Dependencies,

• Pour chaque module à développer et à livrer : décrire les fonctionnalités attendues d’un point de vue macro, puis d’un point de vue micro, décrire les cas d’utilisation souhaités illustrés avec les business process et un tableau décrivant chaque étape, (cette partie sera la matière de base des spécifications fonctionnelles détaillées)

• Chaque exigence doit avoir un numéro d’identification afin d’en oublier aucune,

• Architecture technique existante,

• Architecture technique visée,

• Description de tous les interfaçages et des systèmes techniques utilisés,

Partagez ensuite ce document avec chaque département qui a été consulté lors des ateliers fonctionnels. Ils apporteront leurs ajustementset validation définitive. C’est sur cette base, qu’un retroplanning du projet informatique couvrant tout le scope pourra être fourni par le prestataire informatique.

Des partenaires complémentaires pour accompagner les DSI dans la réalisation de leurs projets informatiques

Maltem Consulting Group accompagne ses clients lors des phases de workshops fonctionnels. Le groupe dispose de nombreux consultants analystes fonctionnels confirmés et seniors dans de nombreux secteurs : banque, assurance, énergie industrie, e-commerce, médias, retail, finance etc.

Bocasay apporte son expertise en développement informatique. Disposant d’un important vivier de développeurs au Vietnam et à Madagascar, Bocasay met à disposition de ses clients une équipe de développeurs oeuvrant sous l’égide de méthodes éprouvées telles que la méthode Scrum et l’Intégration Continue.

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