Conseils pour bien préparer votre Design Sprint à distance

L’ambition de cet article est de vous expliquer comment préparer de façon idéale un Design Sprint, non pas avec les membres de l’équipe au sein d’une même pièce, mais avec des personnes qui ne sont pas physiquement présentes, c’est-à-dire à distance, autrement dit en remote.

Rappel de la définition du Design Sprint

Rappelons-nous rapidement pourquoi les Design Sprints sont si populaires et suscitent un engouement si massif chez les chefs de produits, les designers et toute autre personne évoluant dans le domaine de la résolution de problèmes et de l’innovation. Réponse courte : par ce qu’ils fonctionnent !

Un Design Sprint est un processus de création qui s’appuie sur une contrainte temporelle. En général : cinq jours, à l’issu desquels sont mises en œuvre les cinq étapes du design thinking :

• Etape n°1 : comprendre.
• Etape n°2 : esquisser.
• Etape n°3 : décider.
• Etape n°4 : prototyper.
• Etape n°5 : tester.

Depuis la création de cette approche de travail au sein de Google Ventures et la sortie du best-seller « Sprint » par l’auteur américain Jake Knapp, de nombreuses entreprises et agences ont voulu intégrer le Design Sprint dans leur mode de conception. Google, Airbnb, Uber et Lego, pour ne citer qu’eux ont intégré les Design Sprint dans leurs flux de travail pour faire de l’idéation, prototyper et valider rapidement les idées.

L’idéation est également un terme en vogue. L’idéation représente un processus créatif dans la façon de produire de développer ou encore de communiquer des nouvelles idées.

Le Design Sprint ou comment passer rapidement d’une idée à un prototype validé ?

Comment pouvez-vous être sûr que vous concevez la bonne chose avant d’investir beaucoup d’argent pour la construire et vous rendre compte finalement que la « chose » que vous concevez n’est pas pertinente ou ne convient pas.

Le Design Sprint vous aide à répondre ce type de questionnement.

Comment pouvons-nous prendre des décisions plus sûres en matière de produits ?

Le Design Sprint change la donne.

Mais alors, comment pouvez-vous vous y prendre pour organiser un Design Sprint qui fonctionne avec des personnes dispersées à distance. Ce qui aujourd’hui semble devenir progressivement la norme, dans la période que nous traversons.

Les défis à surmonter pour organiser un Design Sprint à distance

Différences de fuseau horaire et disponibilité des équipes.

Il est difficile de programmer et d’aligner des équipes en remote sur de longues périodes. En effet, le sprint exige des séances de travail intenses sur des périodes assez larges.

Faites bien concorder les plages horaires de travail entre les différents localisations géographiques.

Faible engagement de l’équipe.

Lors d’un sprint classique, votre équipe travaille ensemble dans le même espace physique, et il est facile de la garder concentrée et engagée. Lorsque votre équipe est à distance, ce n’est pas pareil, à quelques outils technologiques près : Slack, Zoom, Teams.

Maintenez l’engagement des équipes via les outils de messagerie en ligne.

Problèmes de communication et d’efficacité liés à la technologie.

Une connexion Internet défaillante, des AirPods à faible batterie et des microphones peu fiables peuvent détourner votre session à distance.

À distance, les choses peuvent devenir désordonnées plus vite que vous ne le pensez, si vous n’anticipez pas une organisation convenable.

Rentrons un peu plus dans les solutions clés permettant un bon Design Sprint à distance.

Les clés d’une préparation d’excellence gage de réussite d’un Design Sprint en remote

Nous allons vous donner les ingrédients d’une bonne préparation d’un Design Sprint.

Le programme de préparation complète de votre Design Sprint à distance

La meilleure façon de faire échouer un Design Sprint avant même de commencer est de négliger la phase de préparation, surtout lorsque vous animez une session à distance. Nous savons que le sprint est destiné à accélérer l’idéation, le prototypage et les tests, et bien que certains puissent considérer ce travail en amont comme contre-intuitif, selon notre propre expérience, il est crucial de ne pas en faire l’impasse.

Contextualisez le problème

Une fois que vous savez que le Design Sprint va avoir lieu, il est important de vous familiariser avec le problème en question. Parlez aux principales parties prenantes et découvrez qui est responsable de quoi dans l’équipe, et quel est l’impact de chaque personne sur la réalisation du défi. Cela vous aidera à choisir les bonnes personnes pour le sprint et à mieux préparer la session.

Constitution de votre équipe « Design Sprint »

Le but du Design Sprint est d’amener les bonnes personnes à se concentrer sur un problème précis et à trouver des solutions. La constitution de la bonne équipe est primordiale et assurera le succès de votre Design Sprint. Vous chercherez à constituer une équipe de cinq à sept personnes, y compris vous-même. Les profils type de l’équipe que vous cherchez à constituer :

• Décideur
• Marketing
• Designer
• Ingénieur en développement
• Commercial
• Relation
• Facilitateur

Ce serait un mélange idéal pour l’équipe d’un Design Sprint, mais bien sûr, vous pouvez ajuster les rôles en fonction de vos besoins et de la problématique à résoudre.

Planification des appels

L’alignement des horaires est crucial avec les équipes à distance. Nous sommes d’accord, que vous vous ne voulez pas que les gens se réveillent à 5 heures du matin ou restent debout jusqu’à 23 heures. Il est également important de faire savoir aux gens quand vous aurez besoin d’eux, et pour combien de temps. Utilisez un Doodle pour programmer les sessions.

Voici quelques exemples de combinaisons d’heures de commencement de plage de d’horaires communs que nous utilisons beaucoup chez Bocasay avec les développeurs de nos différents centres de développement répartis dans le monde :

10h à Paris / 13h à Maurice / 12h à Madagascar /16h à Hô-Chi-Minh City

9h à Paris / 12h à Maurice / 11h à Madagascar /15h à Hô-Chi-Minh City

8h à Paris / 11h à Maurice / 10h à Madagascar /14h à Hô-Chi-Minh City

Créez un dossier de « Design Sprint »

Une fois que vous avez votre équipe de rêve ainsi que vos plages horaires communes de travail créez un dossier répertoriant la structure du Design Sprint . C’est le document de base qui doit permettre à tous les participants de savoir à quoi s’attendre. Il comprend :

• Un résumé du défi à résoudre,
• Un rappel de la définition d’un Design Sprint : peut sembler inutile, mais très pratique pour se rafraîchir la mémoire 😉
• Le calendrier du Design Sprint,
• Une liste de tâches à réaliser,
• La répartition des rôles de chacun,
• Les détails et les liens vers les outils utilisés,
• Des remarques sur la logistique.

En résumé tout ce que vous jugerez nécessaire que votre équipe ait sous la main à tout moment pourbien avancer.

Encadrement du problème

La recherche est souvent considérée comme un processus décourageant et fastidieux qui n’apporte aucun bénéfice immédiat. Le cadrage des problèmes est un élément crucial de votre préparation au Design Sprint. Il implique de faire juste assez de recherches autour du problème que vous essayez de résoudre :

• Parlez à des personnes clés,
• Examinez des données ou des analyses et,
• Selon le type de problème, effectuez des audits ou des entretiens pour en savoir le plus possible sur le problème.

Cela vous aidera à préparer le terrain en amont et à mettre tout le monde d’accord avant le début du sprint.