Le management visuel : gardez votre équipe sur la bonne voie

Depuis le début des civilisations, les gens ont toujours utilisé des images pour expliquer des choses, pour simplifier et réduire le contenu aux aspects nécessaires et importants. Des hommes de Cro-Magnon qui dessinaient leurs moments de vie sur les murs de leurs grottes, aux Égyptiens qui traçaient des hiéroglyphes sur des rouleaux de papyrus, l’écriture telle qu’on la connaît aujourd’hui, composée d’un alphabet n’était pas le premier moyen de transmissions des informations (en dehors de la parole).

Des centaines d’années plus tard, ce principe n’a pas changé. Nous aimons transmettre l’information de manière visuelle car cela nous oblige à nous concentrer sur les points les plus importants. 

Qu’est-ce que le management visuel ?

Nous avons tous entendu le dicton « une image vaut mille mots ». C’est la meilleure façon de résumer le management visuel. L’objectif est de faciliter l’accès et la compréhension des informations.  Le principe de la visualisation facilite également le travail.

Le management visuel est un moyen de communiquer visuellement les attentes, les performances, les normes ou les avertissements d’une manière qui ne nécessite que peu ou pas de formation préalable pour être interprétée. Vous avez peut-être entendu ce terme dans le contexte du lieu de travail, en particulier dans les usines, mais il est en fait utilisé dans différents domaines comme le développement de logiciel. Vous avez probablement déjà utilisé des dizaines d’outils de gestion visuelle aujourd’hui sans y réfléchir.

𝔼𝕟 𝕥𝕒𝕟𝕥 𝕢𝕦’𝕖𝕟𝕥𝕣𝕖𝕡𝕣𝕚𝕤𝕖 𝕢𝕦𝕚 𝕕𝕖́𝕧𝕖𝕝𝕠𝕡𝕡𝕖 𝕕𝕖𝕤 𝕝𝕠𝕘𝕚𝕔𝕚𝕖𝕝𝕤 𝕚𝕟𝕗𝕠𝕣𝕞𝕒𝕥𝕚𝕢𝕦𝕖𝕤, 𝕟𝕠𝕤 𝕖́𝕢𝕦𝕚𝕡𝕖𝕤 𝕣𝕖́𝕡𝕒𝕣𝕥𝕚𝕖𝕤 𝕒𝕦 𝕢𝕦𝕒𝕥𝕣𝕖 𝕔𝕠𝕚𝕟𝕤 𝕕𝕦 𝕞𝕠𝕟𝕕𝕖, 𝕠𝕟𝕥 𝕡𝕠𝕦𝕣 𝕙𝕒𝕓𝕚𝕥𝕦𝕕𝕖 𝕕’𝕦𝕥𝕚𝕝𝕚𝕤𝕖𝕣 𝕕𝕖𝕤 𝕞𝕖́𝕥𝕙𝕠𝕕𝕖𝕤 𝕕𝕖 𝕔𝕠𝕞𝕞𝕦𝕟𝕚𝕔𝕒𝕥𝕚𝕠𝕟 𝕧𝕚𝕤𝕦𝕖𝕝𝕝𝕖 𝕡𝕠𝕦𝕣 𝕔𝕠𝕝𝕝𝕒𝕠𝕣𝕖𝕣 𝕤𝕦𝕣 𝕝𝕖𝕤 𝕡𝕣𝕠𝕛𝕖𝕥𝕤 𝕕𝕖 𝕕𝕖́𝕧𝕖𝕝𝕠𝕡𝕡𝕖𝕞𝕖𝕟𝕥 𝕖𝕥 𝕓𝕠𝕠𝕤𝕥𝕖𝕣 𝕧𝕠𝕥𝕣𝕖 𝕡𝕣𝕠𝕕𝕦𝕔𝕥𝕚𝕧𝕚𝕥𝕖́.

Pourquoi utiliser le management visuel ?

Si le management visuel est utilisé correctement, il doit présenter les informations d’une manière rapide et aisé à comprendre. Il devrait être facile de dire si les performances sont bonnes ou mauvaises en cinq secondes. Il est courant de voir les couleurs rouge et verte pour signifier que l’on atteint ou non les objectifs, ou des flèches vers le haut ou vers le bas.

Un autre exemple de management visuel qui rend l’information facile à comprendre rapidement est un tableau de travail/attente. Ce visuel montre à l’équipe ce sur quoi elle travaille et ce qui l’attend. Elle peut également voir facilement les éléments qu’elle a terminés. Grâce à des informations claires accessibles à l’équipe, cela peut même éliminer certaines réunions régulières.

De manière générale, le management visuel a beaucoup d’avantages : 

• Il permet de garder l’objectif en tête et d’ajuster les paramètres en fonction de l’évolution quotidienne du projet. En effet, ce suivi du déroulement du projet permet de valider les étapes les unes après les autres, et de s’assurer que l’objectif est toujours dans la ligne de mire. 

• Il permet d’éviter les erreurs qui peuvent coûter du temps et de l’argent. Lorsque vous avez un retour visuel, il devient plus évident de voir les points à améliorer ou à changer, beaucoup plus qu’avec des chiffres ou des données trop techniques.

• Il permet de réduire les mauvaises interprétations et les dysfonctionnements de communication. Étant à disposition de tous les membres de l’équipe, ce sont les mêmes informations simples qui sont communiquées de manière égale et avec un risque de mauvaise compréhension très réduit.

• Il encourage l’implication des membres de l’équipe. Chaque membre se sent concerné par l’évolution du projet et peut voir directement l’impact de son travail sur son aboutissement. Cette forme de validation donne de la valeur et du sens aux participants.

• Il permet de connaître l’avancée du projet en temps réel et facilite l’organisation. Sachant exactement où nous en sommes et quelles sont les prochaines étapes, l’organisation n’en est que fluidifiée et facilitée.

• Il permet de contrôler le déroulement du projet. Ce point rejoint le premier, la visualisation du projet en cours permet de mieux le comprendre et l’apprivoiser. C’est lorsque nous avons toutes les informations nécessaires que nous pouvons être engagés, efficaces et confiants.

D’après les études menées la Wharton School of Business, utiliser le management visuel peut vous aider à raccourcir le temps passé en réunion de 24%, et accélérer votre prise de décision de 64%.

Les différents outils de management visuel

La forme la plus courante de gestion visuelle de projet est le diagramme de Gantt. Il est l’un des outils les plus efficaces pour représenter visuellement l’état d’avancement des différentes étapes qui constituent un projet. 

La colonne de gauche du diagramme énumère toutes les tâches à effectuer, tandis que la ligne d’en-tête représente les unités de temps les plus adaptées au projet (jours, semaines, mois, etc.). 

Chaque tâche est matérialisée par une barre horizontale, dont la position et la longueur représentent la date de début, la durée et la date de fin.

Les tableaux Kanban utilisent des fiches pour visualiser l’évolution des unités de travail dans un processus de production, comme le développement de logiciel par exemple. Un tableau Kanban est généralement divisé en quatre sections : « à faire », « en cours », « à tester » et « réalisé ». Les collaborateurs déplacent chaque fiche d’une section à l’autre du tableau pour représenter l’évolution de l’élément dans le projet. 

Le mind mapping est un moyen graphique de représenter des idées et des concepts. C’est un outil de réflexion visuel qui permet de structurer l’information, vous aidant ainsi à mieux analyser, comprendre, synthétiser, vous souvenir et générer de nouvelles idées. Par opposition à la prise de notes traditionnelle ou à un texte linéaire, les informations sont structurées d’une manière qui ressemble beaucoup plus à la façon dont votre cerveau fonctionne. Comme il s’agit d’une activité à la fois analytique et artistique, elle engage votre cerveau d’une façon beaucoup plus riche, en l’aidant dans toutes ses fonctions cognitives.

Peu importe la méthode choisie en fonction de votre activité, pour maximiser l’efficacité de votre management visuel, faites en sorte qu’il soit esthétique. Plus vous rendrez votre outil agréable et utile, plus il sera utilisé. Il existe plusieurs logiciels dédiés au management visuel qui sont prêts à être utilisés (Iobeya, Sesa systems, Signos, Ubikey…)

Si vous travaillez dans le domaine de la technologie et du développement de logiciel, votre travail est souvent invisible et intangible. Les outils de management visuel vous aident à rendre votre travail visible afin que vous puissiez le montrer aux autres et garder tout le monde en phase.