Forfait, régie, quelles différences et quels avantages ?

Vous avez comme projet de développer un produit informatique : application web, application mobile ou logiciel. Et vous avez choisi de sous-traiter ce projet au sein d’une ESN (Entreprise de service du numérique) (anciennement SSII : Société de Services et d’Ingénierie en Informatique).

Vous vous demandez à présent quel est le type de contrat à mettre en place pour vous lier avec votre prestataire ? Vous avez connaissance que deux modèles existent : la régie et le forfait. Comment choisir entre ces deux modèles et comment être certain que vous faites le bon choix pour le développement de votre projet web.

Le contrat en régie et le contrat au forfait détiennent tous les deux des avantages et des inconvénients.

Qu’est-ce qu’un contrat au forfait ?

Un contrat au forfait signifie que le prestataire informatique réalise pour une date précise et à un prix forfaitaire fixe la prestation informatique.

Exemple vulgarisé : Pour le 1^er septembre 2021, le logiciel de suivi des temps passés sera développé et mis en production pour un montant de 70 000 euros.

Le prestataire a donc à sa charge une obligation de résultat. Le résultat qui est : développer et mettre en ligne pour le 1^er septembre 2021 le produit demandé par le client, à savoir le logiciel de suivi des temps passés. La société informatique s’engage par voie de conséquence, quelques soient les moyens mis en œuvre, à livrer à la date indiquée le produit final.

Un projet sous un contrat au forfait induit par conséquent :

• Un budget fixe.
• Un périmètre fixe cadrant l’outil à développer.
• Une date de livraison finale figée .

Bien évidemment c’est sur le prestataire en développement web que pèse la charge de mener à bien le projet jusqu’à sa livraison en bon et due forme aux utilisateurs finaux. Des pénalités de retard peuvent être prévues dans le contrat si il advenait que le prestataire ne respectait pas la date butoir de livraison.

Que faire en cas de demandes hors du périmètre initial ?

Si en tant que donneur d’ordre, vous demandez au prestataire d’intégrer des demandes qui ne rentrent pas dans le périmètre circonscris initialement alors vous devrez vous verser un nouveau budget au prestataire pour la réalisation de ces nouvelles demandes. Qui donneront lieu à un ou des devis supplémentaires.

Établir un contrat avec suffisamment d’éléments sur le projet

L’une des conditions incontournables pour que ce type de contrat au forfait soit avantageux pour les deux parties est que le prestataire de services IT doit s’assurer solidement qu’il détient bien toutes les données nécessaires pour réaliser le produit demandé. La société informatique doit exiger de son client que ce dernier lui envoie l’ensemble, le plus exhaustif possible, des éléments requis pour mener à bien sa mission.

Le cas contraire, si les éléments fournis ne suffisent pas à couvrir l’entièreté de la mission et à assurer son succès, alors le prestataire doit refuser de s’engager, du moins sous ce type de contrat. Un contrat « en régie » serait le plus adéquat.

Le contrat ainsi soudé est accepté par les deux parties, l’ESN en charge du projet va se charger de désigner un chef de projet, responsable du projet et interlocuteur privilégié entre le client et le prestataire sur toutes les questions relatives à l’avancée et à la réalisation du projet informatique. Ce chef de projet, qui peut dans le cadre de la méthode Scrum, être un Product Owner. Le chef de projet a plusieurs options de travail, à distance depuis les locaux de l’ESN ou encore depuis chez lui (en télétravail) ou bien dans les locaux du client. Cette dernière option est une très bonne idée, surtout en début de projet, afin de bien cadrer les choses et d’avoir un échange d’informations en direct.

Qu’est-ce qu’un contrat en régie ?

Un contrat en régie signifie que le prestataire informatique va facturer le client au temps passé. La régie est le cas le plus largement emprunté par les sociétés de services en développement de logiciel informatique. Les ESN de petite et moyenne taille travaillent généralement sous ce mode. Un tarif journalier (TJM) est défini en amont entre les deux parties et des ressources (consultants, chefs de projet, développeurs etc.) sont dédiés à travailler sur le projet du client.

Exemple vulgarisé : 5 développeurs Symfony sont dédiés à une entreprise qui fait appel à eux pour renforcer son équipe technique. Les développeurs attribués interviendront sur la refonte du site e-commerce de la marque. Date de début d’intervention de l’équipe : dès que possible. Durée d’engagement : 6 mois renouvelable.

La régie est également appelée parfois l’assistance technique.

Un projet sous un contrat régie induit par conséquent :

• Une date de commencement (le lancement).
• Une estimation approximative du temps alloué au projet.
• Une facturation au temps passé (avec un tarif journalier moyen TJM).
• Une mise à disposition à minima d’au moins une ressource (un consultant) à disposition du client pour effectuer la mission.

Le choix de se tourner vers un contrat en régie est privilégié quand on ne sait pas encore précisément ce qu’on attend sur un projet. Il peut être intéressant et utile de fournir néanmoins un cahier des charges au prestataire afin de mieux le guider sur ce que vous attendez de lui. Cependant le cahier des charges n’a raisonnablement pas besoin d’être aussi précis et spécifique qu’un cahier des charges demandé lors d’un contrat au forfait.

Dans le cas d’un contrat monté en régie, le prestataire a une obligation de moyens. De toute évidence, cela ne veut pas dire que le client n’a aucune exigence au regard du résultat obtenu. Néanmoins, aucune forme spécifique et figée de résultat n’est fixée au départ.

Dans la majorité des cas, le consultant va travailler directement dans les locaux du client comme si il faisait partie de l’entreprise du client. S’ensuit la possibilité d’aller plutôt vers des modes de travail alternatifs, très pratiqués de nos jours : le télétravail depuis son domicile où bien depuis les locaux du prestataire.

Quels sont les avantages et les inconvénients du forfait et de la régie ?

Nous ambitionnons de répondre à cette question via un tableau qui nous l’espérons sera un format adapté pour vous aider à y voir plus clair entre ces deux types de contrat.

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