Les 3 éléments clés d’une réunion à distance réussie

Le travail à distance étant désormais devenu une nécessité pour beaucoup d’entreprises, il serait intéressant de savoir comment rendre vos réunions en ligne aussi productives que possible.

La crise de Covid-19 a poussé une majeure partie de la main-d’œuvre mondiale dans le domaine du travail à distance. Les fermetures d’entreprises dans le monde entier ont obligé d’innombrables professionnels de secteurs très divers à s’adapter à la situation et à continuer de travailler depuis leur domicile.

Ce qui a inévitablement entraîné une augmentation spectaculaire de l’utilisation des réunions à distance comme principal moyen de communication et de collaboration au sein des équipes. Pour de nombreux professionnels, en particulier les indépendants ou d’autres qui travaillaient déjà à distance, ce n’était pas une nouveauté.

Cependant, pour les personnes qui n’ont pas l’habitude de mener des réunions à travers un écran, la transition a sûrement dû être plus difficile.

Malgré les progrès spectaculaires de la vidéoconférence ces dernières années, elle est encore loin de reproduire la même expérience qui consiste à s’asseoir dans la même pièce que les personnes avec lesquelles on parle.

En tant qu’entreprise des services informatiques depuis 8 ans, nous avons acquis une très grande expérience du travail à distance, c’est pourquoi nous avons pensé qu’il serait utile d’écrire un article décrivant certaines des meilleures pratiques pour optimiser vos réunions et votre collaboration à distance.

1. Choisir le bon outil

Zoom

Si vous avez dû organiser une vidéoconférence il y a quelques semaines, il y a de fortes probabilité que vous ayez utilisé Zoom. L’entreprise et son logiciel ont connu une forte hausse d’utilisation (et de valeur) depuis le début de la crise, grâce à sa capacité d’accueil d’un grand nombre de personnes lors d’un appel.

Bien que l’entreprise ait été confrontée par le passé à des problèmes de confidentialité et que pour gérer des réunions de trois personnes ou plus pendant plus de 40 minutes, l’outil devient payant, Zoom a pris de l’importance pour plusieurs raisons :

• Il est facilement accessible à la plupart des gens,

• Il fonctionne sur une série de logiciels différents,

• Il dispose d’un système relativement efficace d’utilisation du son et de la vidéo pour identifier et agrandir la personne qui parle.

Parmi les autres options de vidéoconférence, citons Google Meets, Team Viewer et Whereby : nous vous suggérons de vérifier chacune d’entre elles et de décider ce qui vous conviendra le mieux, à vous et votre équipe.

2. Développer des protocoles de communication et de travail en équipe

De nombreux dirigeants et propriétaires d’entreprises ont malheureusement réalisé qu’il est plus difficile de maintenir l’engagement et la concentration des participants lors des vidéoconférences que lors d’une réunion physique.

Certaines personnes peuvent dominer la discussion, d’autres peuvent l’utiliser comme un moment orienté multi-tâches, tandis que d’autres auront tendance à se mettre en retrait.

C’est pourquoi il est important de développer des règles à respecter en équipe. En donnant à votre équipe un avis sur la nature de ces protocoles, elle pourra ensuite se les approprier et sera plus encline à les respecter.

Les protocoles peuvent inclure :

• Fixer un délai pour que chaque personne puisse prendre la parole et faire des mises à jour,

• Désigner un facilitateur qui sera chargé de demander aux gens de prendre la parole et de veiller à ce que la réunion suive l’ordre du jour et couvre tous les sujets paramètres dans le temps imparti,

• Créer des tâches récurrentes pour chaque réunion, par exemple que chaque participant dresse la liste de ce qu’il a appris au cours de la semaine précédente. Cela permet de structurer les réunions et de permettre aux participants de préparer la réunion à l’avance,

• Convenir d’un ensemble de règles pour chaque réunion. Il est généralement préférable d’utiliser des caméras lorsque c’est possible, car cela stimule la communication et crée un engagement plus important.

• Parlez du fait d’activer la vidéo pendant la réunion en avance, mais n’oubliez pas que la bande passante rend parfois les appels uniquement audio plus faciles.

3. Définir et communiquer un ordre du jour des sujets à aborder

L’un des obstacles les plus difficiles à surmonter pour réussir une réunion à distance est qu’ils peuvent être dominés par une seule personne, ce qui a pour effet de diminuer l’engagement et la concentration des autres.

Une bonne façon d’essayer de surmonter ce problème est de désigner une personne chargée d’établir une liste de sujets qui seront abordés lors de chaque appel. Cette liste peut être diffusée à votre équipe quelques jours avant la réunion, afin que chacun ait le temps de préparer les éléments dont il faudra discuter. Si vous utilisez Google Docs, tout le monde peut alors ajouter, modifier et accéder au même document.

Certaines réunions doivent inévitablement être longues, mais nous devons souligner qu’en matière de vidéoconférence, il est préférable d’être aussi efficace que possible. Ainsi, le fait de limiter la durée de chaque sujet peut aider à faire avancer les réunions.

Bien sûr, cela ne doit pas être trop rigide. Et n’oubliez pas non plus de faire un peu de bavardage au début pour « briser la glace » et mettre tout le monde à l’aise, avant de passer à la liste prédéfinie des sujets importants à discuter !

Le moment n’a jamais été aussi propice pour se lancer dans un projet à distance. Vous avez une idée de projet logiciel que vous souhaitez réaliser à distance ? Prenez contact avec nous pour voir ce que nous pouvons faire pour vous.