15 règles d’or pour réussir votre projet informatique offshore

1. Choisissez bien le bon mode de sous-traitance

Si votre projet est très précis, ponctuel, avec un cahier des charges qui ne changera pas, une prestation au forfait serait très bien adaptée. Cela vous permettra d’avoir un engagement fort pour un prix fixe.

Cependant, dans le cas d’un projet qui évolue au fil du temps, un forfait devient contraignant. En effet tout changement, même minime, oblige l’ensemble des parties à revoir les délais et le prix. Cette surcouche administrative prend beaucoup de temps et coûte chère (un projet au forfait implique des coûts jours supérieurs).

Si vous souhaitez avoir plus d’agilité dans votre projet, la mise en place d’une équipe dédiée avec une facturation au temps passé (régie) est de loin la meilleure option pour se lancer dans l’offshore comparé au mode forfait. Vous bénéficiez de coûts jours faibles, avec tout le support et l’expertise technique de votre prestataire pour lancer et gérer votre projet. En outre, cela vous permet de mettre en place avec le prestataire des principes de travail qui intègrent les procédures de votre entreprise.

2. Établissez précisément le périmètre du projet

Au commencement, vous devez confier à votre sous-traitant un cahier des charges ou un backlog précis. Le périmètre du projet doit être clairement défini. Si vous n’avez pas la possibilité de le faire, vous devez être en capacité d’exprimer votre besoin pour permettre à à l’entreprise sous-traitante de rédiger les spécifications.

3. Détaillez le plus possible votre métier et votre objectif

Il se peut que votre interlocuteur n’ait pas une aussi bonne connaissance que vous du marché ou du métier. Prenez le temps de former votre prestataire pour qu’il puisse comprendre vos enjeux. Définissez ensemble les objectifs que vous vous fixez. Au delà du code, il est important qu’il comprenne l’intérêt de votre application pour être force de proposition sur les choix technico-fonctionnels.

4. Appliquez des méthodes

La distance modifie la façon de travailler. Mettez en place des méthodes à appliquer à la fois dans votre équipe interne et à la fois chez l’équipe offshore, ne faîtes pas de demi-mesure. De très bonnes méthodes de travail peuvent être également proposées par votre prestataire.

5. Définissez les responsabilités de chaque acteur

Détaillez pour tous les acteurs du projet : Qui fait quoi ? Qui est responsable de cette partie ?

Scrum est une méthode empirique basée sur la prédictibilité et le contrôle des risques. Elle définit 3 rôles :

• Le Product Owner : responsable des exigences client, planifie le contenu des sprints de développement et fournit les spécifications détaillées à l’équipe.

• Le Scrum Master : garant de la bonne atteinte des objectifs, fait appliquer au sein de l’équipe les valeurs du Scrum et facilite la collaboration inter-acteurs.

• L’équipe de développement : livre à chaque fin de sprint de développement les fonctions priorisées.

Selon la taille des projets, une matrice de RACI peut être intéressante également. La responsabilisation de chaque acteur est d’autant plus incontournable si vous décidez de ne sous-traiter qu’une partie de la réalisation de votre logiciel. Par exemple, vous conservez en interne la partie centrale des développements et vous ne sous-traitez que la partie périphérique.

6. Rendez visite à votre prestataire dans son pays

Dans la mesure du possible, avant de démarrer votre projet, partez rencontrer votre prestataire et votre future équipe. Faites connaissance, il n’y a rien de plus efficace pour bâtir une confiance mutuelle et démarrer votre relation sur des bases solides.

Vous pouvez ainsi vous assurer de la qualité de l’infrastructure et des interlocuteurs de votre prestataire.

Définissez ensemble les étapes du projet, les tests, les recettes, etc. Parlez du fameux Plan projet, tout comme vous le feriez avec votre prestataire en France. C’est l’occasion de réexpliquer dans le détail votre projet, afin qu’ils comprennent bien ce que vous attendez.

7. Impliquez-vous à 100% dans votre projet

Au-delà des compétences, vous allez devoir dédier du temps à votre prestataire. La réussite de votre projet informatique, externalisé ou non, est clairement lié à la qualité des échanges entre tous les acteurs, comme nous le verrons ci-après. Prenez le temps pour intégrer et suivre le projet chez votre partenaire IT.

8. Adoptez un vocabulaire commun

Définissez le vocabulaire commun que vous allez utiliser ensemble tout au long du projet : par exemple, quelle est la notion de “fini” ? Par exemple, pour un développeur, la fonctionnalité est finie quand elle est prête à être testée fonctionnellement. Pour un manager c’est quand la fonction est déployée en production. Et pour le dirigeant, c’est quand le service est opérationnel auprès de sa clientèle.

9. Un « oui » qui veut dire « non »

Un développeur offshore peut avoir peur de dire non, il va donc poser de nouvelles questions pour mieux comprendre. Sachez détecter la face cachée et répondez dans le détail à la question jusqu’à ce que vous soyez sûr qu’il ait bien compris votre demande et que vous soyez tous les deux sur la même longueur d’onde.

10. Parler avec une équipe anglophone

Si vous travaillez avec un prestataire anglophone, vous allez pratiquer l’anglais. L’objectif est de bien vous faire comprendre à l’écrit comme à l’oral, vous n’avez pas besoin de plus.

Au Vietnam, en Inde, en Chine … un niveau de base en anglais est requis partout où c’est encore la langue habituelle des affaires. Tout comme nous avons l’accent “franglais” quand nous parlons anglais, les anglais, les indiens ou les vietnamiens, pour ne citer qu’eux, ont également leur propre accent.

Mais l’avantage est que nous pratiquons tous l’anglais comme deuxième langue officielle, ce qui facilite la communication.

Avant chaque réunion, pensez à envoyer vos documents en avance, ils les étudieront avant votre appel.

11. Suivez-bien les cycles de développements

Appelez votre équipe technique offshore 15 min par jour minimum, comme vous iriez parler 15 min à vos développeurs dans le bureau d’à côté, c’est le même investissement.

12. Maîtrisez les décalages horaires

Avec des décalages horaires importants de 5h ou 6h, organisez-vous et mettez en place une routine simple :

• Si le fuseau de votre prestataire est GMT + 5, prévoyez tous vos calls le matin en France.

• Si le fuseau de votre prestataire est de GMT – 5, prévoyez vos calls l’après-midi.

Cela vous laisse une plage horaire de 3h par jour pour parler avec vos équipes, ce qui est largement suffisant.

13. Chassez les préjugés

Ne partez pas avec des préjugés de supériorité (ce qui est vraisemblablement souvent le cas en Europe), et faîtes confiance au prestataire que vous avez choisi.

Votre sous-traitant se méfiera de vous si faîtes preuve de méfiance exacerbée.

14. Dites oui à la confiance et donnez le pouvoir

Comme vous le feriez suite à l’embauche d’un nouveau collaborateur, assurez-vous d’abord de la qualité technique et du respect des bonnes pratiques en rapport avec vos habitudes de travail. Il est tout à fait normal que cela ne soit pas parfait à la première livraison. Il est cependant indispensable que vous remontiez les points à corriger et que cela soit pris en compte lors des prochaines livraisons. La confiance va se créer au fil du temps et vous pourrez donner de plus en plus de responsabilité à votre équipe offshore.

15. Soyez ouvert d’esprit

Restez ouvert d’esprit et prenez en compte la barrière culturelle et celle de la langue. L’externalisation offshore est une expérience très enrichissante. Evitez de dire “C’est comme ça qu’on fait en France” mais plutôt “Que pensez-vous de cette pratique ?”.

Faîte confiance, mais n’oubliez pas de formaliser par écrit (via des emails par exemple) ce qui concerne une procédure, un engagement ou encore une méthode de travail.

Petit florilège de ce qu’il ne faut pas faire

• Ne pas porter attention au cadre juridique régissant votre projet : ne vous engagez pas avec une société opaque sur ses prestations et son fonctionnement. Optez plutôt pour une entreprise ayant son siège social en France.

• Penser que l’externalisation offshore est réservée seulement aux grands groupes et non pas aux petites et moyennes entreprises.

• Faire appel à l’offshore pour pallier à un manque d’organisation interne.

• Penser que le pays n’est pas à la hauteur de réaliser votre projet : certains pays (Inde, Madagascar, Vietnam, etc) sont certes moins développés que la France, mais ils sont hétéroclites et jouissent de centres et d’universités flambants neufs.

Pour résumé

La sous-traitance offshore ouvre les portes de tous les possibles, elle vous confère toute la latitude nécessaire pour réaliser vos projets informatiques. Prix compétitifs, flexibilité, gain de temps ou encore pénurie des compétences, sont de multiples raisons pour lesquelles beaucoup d’entreprises font appel à ce mode de production en pleine croissance.

L’externalisation est un choix stratégique car il s’inscrit dans une démarche de partenariat sur le long terme avec votre prestataire.

Bocasay vous propose ses services d’externalisation offshore dans un cadre légal français. C’est une aventure très positive et enrichissante dont nombreux de nos clients ont bénéficié, découvrez leurs réalisations.

Ils ont réalisé leurs projets IT avec nous : Eurovet, My Little Paris, Autodistribution, Ecomundo, Hopital Foch, etc.

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