Comment mettre en place une entreprise entièrement à distance ?

Le travail à distance n’est pas seulement apprécié par les personnes qui aiment travailler depuis leurs lits. Avec la Covid-19, être capable de gérer une entreprise en remote est devenu une nécessité urgente pour les entreprises de toutes tailles.

Pendant au moins une décennie, avant que la pandémie mondiale n’oblige des millions de travailleurs à travailler à domicile pour la première fois, le nombre d’entreprises mondiales proposant des emplois en distanciel était déjà en hausse.

L’enquête mondiale sur l’espace de travail 2019 a révélé que 85 % des 15 000 entreprises s’accordent à dire qu’offrir aux employés une flexibilité d’emplacement améliore directement la productivité de l’entreprise.

La transition vers un modèle de travail à distance peut être difficile. Surtout pour les entreprises de développement de logiciels qui n’étaient pas prêtes à travailler à domicile avant que la pandémie ne modifie soudainement leur environnement de travail.

Qu’est-ce qu’une entreprise entièrement à distance ?

Cela peut sembler évident, mais dans une organisation entièrement décentralisée, les pratiques de travail à distance sont la norme plutôt que l’exception. Plus précisément, cela ne signifie pas que tous les employés de l’entreprise travailleront à domicile, mais surtout, tous les processus et activités de l’entreprise sont conçus pour permettre la communication à distance. Une entreprise entièrement à distance donne aux employés distants la même priorité qu’à ceux qui travaillent au siège.

Voici 7 étapes simples que vous pouvez suivre pour mettre en place une entreprise entièrement à distance.

1. Établir une politique de travail

Une entreprise de développement de logiciels entièrement à distance a besoin que ses employés sachent exactement comment se comporter dans un environnement de travail virtuel. Par conséquent, tout comme tous les employés doivent lire à tout moment les politiques standard du lieu de travail. Les travailleurs à distance doivent avoir une politique claire qui les informe de toutes les règles et processus de l’entreprise concernant le travail à distance.

Une politique de télétravail devrait couvrir des aspects tels que :

• la sécurité des données,
• les procédures de communication,
• les règles d’interaction avec les employés,
• les méthodes d’enregistrement du temps et les préférences de l’entreprise concernant le télétravail,
• la productivité,
• le suivi des performances.

Adaptez les politiques de télétravail aux besoins et aux activités spécifiques de votre entreprise.

2. Sélectionner les outils de travail

Au cours de la dernière décennie, c’est essentiellement la technologie du cloud qui a rendu le travail nomade possible, en connectant les équipes de travail du monde entier virtuellement plutôt que dans un bureau. Un aspect crucial de la mise en place d’une entreprise entièrement en distanciel consiste à sélectionner les outils de travail à distance les plus appropriés et à les intégrer de manière transparente dans vos processus de travail actuels. Votre personnel doit savoir exactement quels logiciels il est autorisé à utiliser pour accomplir les tâches de votre entreprise. Selon les secteurs du marché et les attentes des clients, pour que votre entreprise soit entièrement à distance, elle peut avoir besoin de solutions informatiques telles que :

• des logiciels de gestion de projet,
• des applications de planification,
• des services de stockage cloud
• et des outils de vidéoconférence.   

3. Travailler avec des développeurs en remote

Pour les entreprises traditionnelles, la disponibilité et/ou la qualité limitées des talents locaux ont toujours été une préoccupation majeure pour les départements RH. L’externalisation vers d’autres collaborateurs externes ayant des connaissances et une expérience dans ce domaine peut réduire les coûts d’exploitation et tirer parti des talents mondiaux.

Le passage à une entreprise entièrement décentralisée est réalisé en décentralisant intrinsèquement les activités commerciales, en répartissant les tâches et les processus sur un réseau efficace et flexible d’employés en dehors des locaux de l’employeur dans le monde entier. Votre entreprise n’a pas besoin de définir des frontières régionales lorsqu’il existe des solutions à distance moins chères et plus spécialisées.

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4. Déterminer la configuration de l’espace de travail

En tant qu’employeur, il est de votre responsabilité de fournir à vos employés tout le matériel, les logiciels et les autres outils dont ils ont besoin pour s’acquitter de leurs tâches requises. Pour une entreprise entièrement décentralisée, vous devez essentiellement mettre en place un espace de travail mobile efficace.

Cela inclut :

• les ordinateurs portables,
• les connexions Internet haut débit,
• les logiciels de cybersécurité,
• les smartphones ou les tablettes,
• les abonnements à une large gamme de logiciels ou d’applications en ligne.

Même si cette facilité ne peut pas être fournie directement aux employés, le remboursement ou les indemnités de dépenses ponctuelles sont essentiels pour garantir que les travailleurs à distance disposent de tout ce dont ils ont besoin pour travailler.

5. Mettre en place un processus d’intégration

L’embauche de nouveaux travailleurs à distance peut être simplifiée grâce à un processus d’intégration efficace conçu spécifiquement pour le travail à distance.

• Définissez des attentes claires.
• Passez en revue les politiques de travail à distance.
• Répondez aux questions.
• Sachez exactement comment les employés qui ne sont pas physiquement présents utilisent leurs outils favoris.

Au cours du processus d’intégration, les chefs d’entreprise et les chefs d’équipe expliquent aux nouveaux arrivants. Comment configurer des espaces de travail flexibles, attribuer des tâches, fixer des délais, fournir des didacticiels sur les logiciels et demander des commentaires, des préoccupations et un dépannage. Il est important de discuter de la méthode appropriée.

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6. Construire un siège mobile

Comme mentionné précédemment, le démarrage d’une entreprise entièrement à distance nécessite que l’équipe du bureau à domicile ne soit pas considérée comme moins importante que l’équipe interne basée au siège physique de l’entreprise.

Dans un véritable environnement de travail « à distance d’abord », les employés éloignés du bureau doivent effectuer et exécuter exactement les mêmes tâches que les employés sur place. L’objectif est une interaction transparente entre les employés du bureau et les travailleurs à distance.

Établir et maintenir une culture de travail à distance plus cohérente en connectant des équipes distantes avec des équipes locales, souvent par vidéoconférence, en évitant ou en minimisant les inefficacités et les malentendus entre les processus locaux et distants.

7. Organiser la constitution d’équipes non virtuelles

En dépit de ses nombreux avantages pour les entreprises et les employés, le travail en remote ne convient pas toujours à tout le monde. Sans le soutien social de collègues dans un environnement de bureau, de longues heures de travail à domicile peuvent donner à certains employés un sentiment de solitude, d’aliénation et finalement d’improductivité.

C’est précisément la raison pour laquelle, à l’ère de l’isolement social potentiel et des fermetures prolongées, il est important que les employeurs organisent et encouragent régulièrement des activités non virtuelles de renforcement de l’esprit d’équipe pour le personnel basé dans le même pays. Qu’il s’agisse d’un voyage d’entreprise sponsorisé pour l’équipe ou d’une soirée quiz dans un pub, l’interaction réelle entre les employés fait des merveilles pour stimuler la productivité et maintenir la satisfaction des travailleurs.