Comment choisir entre un projet au forfait et un projet en régie ?

Lors du lancement d’un projet de développement web, logiciel ou encore mobile, cette fameuse question se pose toujours : sous quel mode de contrat allez-vous partir avec votre prestataire informatique ? Un projet géré au forfait et un projet géré en régie sont bien différents.

La première chose à avoir en tête est qu’il n’y a pas de choix meilleur qu’un autre. La sélection se fait selon :

• vos objectifs,
• votre projet,
• votre budget,
• vos délais de livraison,
• vos différentes contraintes etc.

Avant de rentrer dans le vif du sujet vous pouvez consulter nos précédents articles qui vous aideront à avoir encore plus de connaissances sur le sujet :

• Forfait, régie, quelles différences et quels avantages ? Lire l’article
• Comment bien cadrer un projet informatique ? Lire l’article

Quelles sont les caractéristiques de votre projet ?

Choisir entre un projet au forfait ou en régie c’est analyser dans un premier temps le degré de complexité de votre projet. Votre projet est-il complexe d’un point de vue technique, de délai de livraison, de budget, du lieu de travail etc. La complexité peut venir de n’importe où.

Pour répondre aux besoins de votre projet, la SSII (société de service et d’ingénierie informatique) qu’on appelle aujourd’hui une ESN (société de services du numérique), pourrait même envisager dans certains cas de mixer les avantages des deux modes contractuels pour un seul et même projet.

Pour que le prestataire en service informatique vous propose la meilleure option contractuelle possible vous devez avoir connaissance des besoins, des limites et surtout des risques de votre projets. Votre profonde connaissance des risques vous amènera vers la solution idéale.

Comment se passe une prestation au forfait ?

A première vue, le forfait semble quasiment toujours être le meilleur choix. Le forfait est très séduisant avec ses multiples avantages pour le donneur d’ordre, parmi lesquels on retrouve :

• Un engagement de résultat porté par le maitre d’œuvre (le sous-traitant informatique en l’occurrence).
• Un budget fixe et maîtrisé.
• Une date de livraison finale ferme et déterminée à l’avance.
• Un livrable bien spécifié.

Effectivement, le contrat au forfait reste l’option la plus pertinente si le donneur d’ordre connaît avec certitude et précision l’ensemble de ses besoins et si il a la capacité à imaginer avec précision le résultat final qu’il attend. Sans ces deux conditions, partir avec un projet de développement de logiciel en mode forfait est une très mauvaise idée.

En outre, d’après les expériences que nous avons eu sur plus de 200 projets livrés dans différents secteurs d’activité, les entreprises qui s’en sortent le mieux sur un mode de projet au forfait sont celles qui disposent déjà d’un bon degré de maturité vis à vis de l’implication requise dans un projet et également dans son métier. Car elle sera donc beaucoup plus à même d’expliciter ce qu’elle veut au prestataire.

Pour terminer, le forfait convient parfaitement, sans grande surprise aux entreprises qui ont déjà vécu l’expérience d’un projet réalisé sous ce mode.

Mode de facturation du forfait

Le montant facturée au client est défini en amont du projet. Ce montant est ferme et ne bougera pas jusqu’à la livraison finale. Ce qui dans la réalité est un vœux pieux, car dans 90% des cas, il y a des aléas et des imprévus qui surgissent durant le projet. Ces écarts non connus au départ donneront lieu à des devis supplémentaires qui viendront s’accumuler au montant initial négocié.

Comment faire pour que mon projet au forfait ne dérape pas ?

Un point d’attention doit être porté sur cette notion de « devis supplémentaires ». En effet bien souvent la relation entre le client et le prestataire de service peut se tendre à cause des devis supplémentaires qui s’accumulent sur le projet.

Pour minimiser l’arrivée de budget additionnel à débloquer il convient au donneur d’ordre (client) de connaître parfaitement les risques de son projet afin de les anticiper au maximum et de ne pas avoir de surprise. Et il revient au prestataire de développement web et mobile de faire son devoir de consultant jusqu’au bout et de communiquer au demandeur les éventuelles zones d’ombre ou d’ambiguïté qui pourraient donner lieu à des charges supplémentaires durant le projet. Transparence et communication sont de mise ! Et ce, dès le départ !

Comment se passe une prestation en régie ?

Le mode de contrat en régie est parfois appelé « assistance technique ». Ce type de contrat est réalisé, dans le cadre de l’ingénierie informatique, par une ressource qui peut-être un développeur, un chef de projet, un architecte technique, un designer, un Product Owner… La ressource va réaliser le travail qui lui est demandé pour le compte du client, du donneur d’ordre.

Vous l’aurez saisi, la régie est un excellent moyen pour renforcer son équipe déjà en place. La régie permet de compléter l’équipe avec l’apport de l’expertise de collaborateurs extérieures à l’entreprise.

Avec une prestation en régie, l’entreprise de développement informatique doit répondre à une obligation de moyens (et non pas de résultats comme dans le forfait). C’est-à-dire que le prestataire en développement web met tous les moyens en oeuvre humains, techniques, méthodologiques pour répondre aux exigences du client et à ses attentes.

La régie a l’avantage de faire gagner du temps au donneur d’ordre. Le démarrage du projet est beaucoup plus rapide car il n’y a pas de besoin de fournir un cahier des charges exhaustif et complet pour démarrer. La régie est génératrice d’agilité et de flexibilité pour les entreprises qui l’ont éprouvées et qui utilisent de plus en plus ce mode de facturation.

Mode de facturation de la régie

La régie est facturée au temps de travail effectuée. En général elle est facturée au mois. Si par exemple, un développeur a travaillé 15 jours durant le mois de juillet pour le client SAFARI alors le prestataire informatique facturera 15J/H au client SAFARI. Qui correspond exactement au temps passé par le développeur (la ressource) sur le projet du client.

Le client paye donc au Taux Journalier Moyen (TJM) passé par l’équipe détachée par le prestataire informatique pour travailler pour le client. Le TJM facturé varie selon le niveau de compétence des membres de équipe détachée :

• Compétences.
• Expérience.
• Zone géographique : un excellent développeur basé au Vietnam sera beaucoup moins onéreux qu’un excellent développeur basé en France. L’offshore informatique est une option largement utilisé par les entreprises pour mieux maîtriser leurs coûts dans les nouvelles technologies.

Et pourquoi ne pas partir sur un contrat mixte, hybride ?

Il peut être intéressant également pour tirer parti du meilleur des deux modes vus précédemment au sein d’un contrat hybride, appelé : assistance technique globalisée ou encore régie forfaitisée. 

En général ce mode mixte est utilisé lors de la transition d’un forfait vers une régie ou d’une régie vers un forfait.

5 questions à se poser pour être certain de bien choisir entre le forfait et la régie

Étudiez les points ci-dessous afin de vous assurer que vous partez avec le bon mode de facturation sur votre projet informatique.

• Attendez-vous un livrable concret qui est décrit précisément dans un cahier des charges ? Dans ce cas choisissez le forfait.
• Votre budget est-il flexible ? Si votre budget est plutôt flexible, orientez-vous vers la régie, vous ne paierez qu’au temps effectivement passé par la ressource.
• Avez-vous le souhait d’externaliser entièrement le projet ? Les deux modes de facturation conviennent dans ce cas.
• Avez-vous besoin que l’on renforce votre équipe ? Vous avez besoin de plus de main d’œuvre dû à un pic d’activité. Choisissez la régie.
• Préférez-vous payer le prestataire informatique à la livraison du projet seulement ? Il faut alors établir un contrat au forfait.

Bonne route et bonne chance dans le choix de votre contrat en régie ou au forfait. Appelez-nous si vous avez besoin d’être conseillé par des experts !