Checklist pour l’outsourcing IT : 5 étapes pour un projet web en tout sérénité

Miser sur une équipe externe à votre entreprise pour vos besoins informatiques peut améliorer votre productivité, à condition de suivre certaines étapes.

En tant qu’entreprise d’externalisation informatique, nous bénéficions d’un fort retour d’expérience concernant la gestion d’une équipe de développeurs externalisée.

Dans cet article, nous allons vous présenter nos connaissances – acquises au fil de nombreuses années d’expérience dans la conduite de projets web et logiciels de A à Z – sur la liste des étapes simples mais cruciales à franchir pour garantir la réussite de votre projet d’externalisation.

1. Faire en sorte que tous les membres de l’équipe « s’approprient » le projet le plus tôt possible

C’est le numéro 1 sur notre liste car cette étape est essentielle dans la réussite de tout projet. L’ensemble de l’équipe doit être convaincue du projet et doit se l’approprier pour pouvoir s’y investir à fond.

Le développement informatique est une industrie qui consiste à transformer les rêves et les idées en réalités fonctionnelles. Cependant, il y a toujours une « sorte de limite » à ce qui est possible, et cette limite est définie par des aspects tels que le temps, le budget ainsi que les capacités et aptitudes technologiques.

Pour ces raisons, il est important que les clients et les prestataires en développement informatique soient absolument transparents dans les phases de planification d’un projet. La société de développement informatique ne doit pas proposer d’orientation technique au client sans avoir obtenu au préalable un accord ferme de son équipe technique sur la faisabilité du projet.

L’équipe technique doit jouer un rôle actif dès les premières étapes de la présentation du besoin à la planification du projet, afin de pouvoir définir de manière précise les attentes concernant ce qui sera livré dès le début du processus. De cette manière, les mauvaises surprises peuvent être évitées.

2. Une communication efficace

Nous l’avons déjà dit et nous le dirons encore : la communication est la clé. C’est aussi un concept qui est évident en théorie, mais la mise en œuvre peut s’avérer pour un tas de raisons un peu plus difficile.

Pour dire les choses simplement, la communication entre les différents acteurs du projet (le client, le chef de projet, le propriétaire du projet, la direction de l’équipe technique externalisée) ne doit pas être laissée au hasard. L’affectation d’un chef de projet (CP) dédié dont le rôle est de comprendre le projet de fond en comble et de représenter la vision du client au auprès de l’équipe technique est très importante.

Des canaux de communication formalisés et convenus à l’avance (comme un canal Slack dédié par exemple) entre l’équipe externalisée et le client doivent également être mis en place, afin que toute complication puisse être exprimée et résolue rapidement.

3. La tenue de réunion régulières sur l’avancement du projet

Une communication adaptée et à toute épreuve signifie également que l’on a fixé des moments de réunion entre toutes les parties prenantes afin de présenter l’état d’avancement du projet et de surmonter les obstacles qui nécessitent l’accord ou la contribution des différentes parties.

La question de la fréquence des réunions est à déterminer en fonction :

• des besoins du projet,
• du contexte,
• de la complexité que l’on pourrait retrouver dans par exemple : la multiplicité des parties prenantes, la technicité du projet, les risques encourus etc.

Cependant, une règle générale à suivre est que les réunions doivent être régulières, mais pas trop fréquentes au risque de devenir une distraction et surtout une perte de temps.

Une bonne approche consiste à commencer par tenir des réunions hebdomadaires, puis à évaluer la durée de ces réunions :

• Si elles durent plus de deux heures, il sera probablement judicieux de les organiser moins fréquemment.

• Si toutes les questions sont abordées dans la durée du temps imparti et que les gens n’ont plus rien à dire, il peut être judicieux de les espacer un peu plus dans le temps.

À la fin de chaque réunion, on doit ressentir qu’elle a eu une utilité concrète pour le projet, sinon c’est qu’il faut revoir le contenu des réunions, leur fréquence où les sujets qui y sont abordés.

4. Choisissez l’outil de collaboration le plus approprié

Le mois dernier, nous avons écrit un article présentant quelques-uns des meilleurs outils de collaboration pour le travail à distance. Il existe un grand choix de logiciels, il est important de sélectionner celui qui conviendrait le mieux à l’organisation de l’équipe du projet.

Le logiciel collaboratif utilisé pour travailler sur chaque projet doit faire l’objet d’un accord entre le client/client et l’équipe externalisée.

5. Promouvoir l’honnêteté comme une vertu

Bien sûr, nous savons tous que l’honnêteté est une vertu.

Cependant, lorsqu’il s’agit de modalités de travail à distance, elle devient un ingrédient essentiel de la réussite du projet.

Nous n’insinuons pas que le mensonge est un problème courant dans les environnements de travail à distance. Ce qui est un problème, c’est l’incapacité à communiquer correctement des blocages tels que :

• le mécontentement d’une livraison,
• des obstacles techniques,
• un niveau de qualité insuffisant,
• des délais de production trop longs,

À long terme peuvent s’accumuler et créer des problèmes plus importants par la suite.

De cette façon, il est important que le client et le maître d’ouvrage/équipe technique soient absolument transparents sur l’état, la satisfaction et les limites techniques d’un projet.

Vous avez un projet informatique que vous souhaitez concrétiser ? Contactez-nous et découvrez comment Bocasay peut vous aider à le réaliser.